Het ICT beheer was in onze organisatie uitbesteed aan verschillende leveranciers. In totaal 6 partners voor onze 24 scholen waren hiermee belast. Het zorgde voor de nodige problemen waardoor we kozen voor een aanbesteding met de volgende doelen voor ogen:
- Het contracteren van een partij voor beheer en onderhoud van de ICT omgeving die zich onderscheidt op ontzorging en technische expertise, op expertise m.b.t. de toepassing van
- ICT in het onderwijs en door mee te kunnen denken over toekomstige ontwikkelingen en over het optimaliseren van de huidige situatie;
- Minimalisering van de kosten;
- Stabiliteit van het systeem en snelle probleemoplossing door de Opdrachtnemer;
- Een minimale last voor de Opdrachtgever ten aanzien van het verhelpen van storingen en het doorvoeren van wijzingen en aanpassingen in het systeem;
- Een hoog en constant kwaliteitsniveau van de ICT Dienstverlening.
- Standaardisering van het systeembeheer.
Het aanbestedingstraject de keuze voor een inkoopbureau. Samen met een werkgroep, samengesteld uit directeuren en ICT-coördinatoren van onze scholen, kozen we er één uit en startte het traject echt.
Met in ons achterhoofd ons ICT beleidsplan formuleerden we gezamenlijk de offerteaanvraag. Een intensieve periode waarin we veel schaafden aan het stuk totdat het uiteindelijk helemaal naar wens was. Nadat ook alle bijlagen opgesteld waren, publiceerden we de stukken op Tendernet en volgde een eerste vragenronde. Na beantwoording en opnieuw een vragenronde ontvingen we de offertes van de verschillende leveranciers. Uiteindelijk bleken er drie in potentie onze nieuwe partner te kunnen worden. Een presentatie aan de werkgroep, onderdeel van de offerte beoordeling, zou de doorslag moeten gaan geven.
De uiteindelijke winnaar bleek zowel de beste prijs als ook de, op papier, beste kwaliteit te kunnen leveren. Nu twee jaar verder kijk ik tevreden terug op de keuze voor deze partner.